Kako preći sa starog programa za ordinaciju bez gubitka podataka

Najčešća rečenica koju čujemo od ordinacija nije „ne treba nam novi program”, već „ne smemo da diramo stari zbog kartona”. Iza te rečenice obično stoji deset ili petnaest godina rada: hiljade kartona, istorija terapija, dugovanja koja se prate godinama, sve zaključano u softveru sa kojim ordinacija odavno nije zadovoljna, ali se plaši da ga dirne.

Taj strah je razumljiv, ali retko opravdan kad se prelazak radi kako treba. Dobra vest: prelazak na novi program za stomatološku ordinaciju ne sme i ne treba da znači prepisivanje, a još manje gubitak i jednog kartona.

Zašto ordinacije odlažu promenu

Razlog retko leži u tome da je stari program dobar. Skoro uvek su razlozi za odlaganje isti: strah da će prenos podataka trajati nedeljama, strah da će nešto nestati u selidbi, i strah da će osoblje morati da uči novi sistem usred radnih dana punih pacijenata. Sva tri straha su opravdana kad prelazak radi neko ko to radi prvi put, bez plana. Nijedan od njih nije opravdan kad prelazak vodi dobavljač koji ga je radio desetine puta pre Vas.

Šta se sve prenosi

Prilikom prelaska iz jednog programa u drugi prenose se:

• kartoni pacijenata: lični podaci, kontakt, napomene i istorija pregleda, bez izuzetka;
• odontogrami i planovi terapije, tamo gde ih stari program uopšte vodi u strukturiranom obliku;
• evidencija naplate: cene, uplate i dugovanja, da nijedan dug ili uplata ne nestanu u selidbi;
• zakazani termini, da ordinacija nastavi rad bez prekida od prvog dana u novom sistemu.

Ako stari program ne dozvoljava izvoz nekog podatka, to treba da znate unapred, pre odluke, a ne posle potpisa ugovora. Ozbiljan dobavljač će prvo pogledati Vaš postojeći program i tačno reći šta se prenosi u celosti, šta delimično, a šta u tom formatu jednostavno ne postoji za izvoz.

Ko treba da obavi prenos

Dobavljač novog programa, a ne Vaše osoblje. Prenos podataka je tehnički posao: izvoz iz starog sistema, mapiranje polja u novi format, uvoz i provera tačnosti. Sestra i lekar ne treba da provedu vikend prekucavajući kartone iz starog programa u novi, jer se tako gube i podaci i, često više od podataka, volja celog tima da se prelazak uopšte završi.

Kod nas je to pravilo bez izuzetka: ceo prenos obavlja naš tim, a tačnost prenetih podataka proveravamo zajedno sa Vama pre nego što ordinacija počne da radi u novom sistemu. Vaše osoblje ne prepisuje ništa.

Kako izgleda dobra migracija, korak po korak

1. Pregled postojećeg stanja. Dobavljač pogleda iz čega se prelazi, program, tabele ili papir, i tačno utvrdi šta izvoz iz starog sistema obuhvata.
2. Probni prenos. Podaci se prenesu u novi program pre stvarnog prelaska, na probu, bez uticaja na tekući rad ordinacije. Na uzorku kartona proverava se da li je sve na svom mestu: istorija, dugovanja, termini.
3. Provera sa ordinacijom. Osoblje otvori dvadesetak poznatih kartona i potvrdi da je sadržaj tačan, od imena do poslednje beleške. Ovaj korak niko ne može da obavi umesto ordinacije, jer samo Vi znate svoje pacijente i njihovu istoriju.
4. Prelazak u dogovoreni dan. Najčešće preko vikenda ili u dan kada ordinacija ne radi. Stari program se ne gasi tog dana: ostaje kao arhiva dok se potpuno ne uverite da Vam više ne treba.
5. Prvi dani uz podršku. U prvoj nedelji rada pitanja su normalna, čak i kad je prenos savršeno urađen, jer je tok rada drugačiji. Podrška mora da bude dostupna, na srpskom, bez čekanja u redu ili prevoda.

Koliko prelazak realno traje

Vreme zavisi najviše od broja pacijenata i toga koliko je stari program otvoren za izvoz podataka. Manja ordinacija sa nekoliko hiljada kartona i programom koji dozvoljava standardan izvoz obično prelazi za nekoliko dana rada dobavljača, dok probni prenos i provera traju u pozadini, bez prekida tekućeg rada. Veća ordinacija ili klinika sa više lokacija prirodno zahteva više vremena za proveru, ali princip ostaje isti: ordinacija ne prestaje da radi dok se prenos ne završi i ne potvrdi.

Šta pitati dobavljača pre prelaska

• Da li je prenos podataka uračunat u cenu ili se naplaćuje posebno?
• Koliko prelazak traje od odluke do prvog radnog dana u novom programu?
• Šta tačno iz našeg postojećeg programa može da se prenese, a šta ne?
• Da li ordinacija nastavlja da radi bez prekida tokom celog prelaska?
• Ako jednog dana budemo odlazili, da li podatke možemo da izvezemo i ponesemo?

Poslednje pitanje deluje neprijatno postaviti nekome ko Vas tek pridobija kao klijenta, ali je najvažnije od svih: odgovor na njega pokazuje da li dobavljač veruje u kvalitet svog programa ili računa na to da ste zarobljeni jednom kad podaci uđu u njegov sistem. Podaci su vlasništvo ordinacije i to mora da piše u ugovoru, ne samo da se kaže usmeno na demonstraciji.

Papir i tabele se takođe „prenose”

Prelazak ne podrazumeva samo selidbu iz starog softvera u novi. Ordinacije koje kartone vode na papiru, a raspored u svesci ili tabeli, počinju tako što se u program unesu pacijenti i zakazani termini, a kartoni se dopunjavaju kroz rad, pregled po pregled, kako pacijenti dolaze. Za par meseci i takva ordinacija ima uredan digitalni karton sa odontogramom za svakog aktivnog pacijenta, bez potrebe da neko sedne i ručno prekuca stare sveske unapred.

Često postavljana pitanja

Da li je prelazak rizičniji za veće ordinacije sa više lekara? Nije rizičniji, samo zahteva bolju organizaciju: probni prenos i provera traju duže, a prelazak se često radi po fazama, lekar po lekar ili stolica po stolica, umesto svih odjednom.

Šta ako stari program uopšte ne dozvoljava izvoz podataka? Retko je situacija potpuno bez rešenja. Čak i kad direktan izvoz ne postoji, iskusan dobavljač zna alternativne puteve, od strukturiranog štampanja do rada direktno sa bazom, uz dogovor sa Vama o tome šta je realno preneti u potpunosti.

Da li se stari program gasi istog dana kad se pređe na novi? Ne bi trebalo. Dobra praksa je da stari program ostane dostupan kao arhiva neko vreme posle prelaska, dok se tim potpuno ne navikne na novi sistem i dok se ne potvrdi da nijedan podatak nije izostavljen.

Ukratko

Prelazak sa starog programa je posao dobavljača, ne Vaš. Traje kratko kad je dobro organizovan, i ne sme da prekine rad ordinacije ni da izgubi ijedan karton. Ako Vas od promene deli samo strah od selidbe podataka, zakažite sastanak: pogledaćemo zajedno iz čega prelazite i tačno Vam reći šta se i kako prenosi, pre nego što bilo šta odlučite.